エクセル(Excel)は必要ない!オススメは無料のスプレッドシート【違いと使い方】

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こんにちは、スプレッドシートを5年以上愛用している守銭道(@shusendo_info)です。

今回は無料エクセル(Excel)以上に使えるスプレッドシート(Google社)」を紹介します。

「スプレッドシート」って何?
守銭道
無料で使える「Excel」みたいなサービスだよ。

「マイクロソフトやAppleのオフィス(ExcelやNumbers)料金を安くしたい方」、「パソコンの買い替え料金を安くしたい方」向けの節約記事です。

スプレッドシートとは

Googleの無料サービスの1つ

スプレッドシートとはGoogleが無料で提供している表計算サービスです。

GoogleはGoogleドライブというストレージサービス(ファイル保存)の中で、様々なサービスを無料で提供しています。

一部抜粋して図にすると↓のようなイメージです。
スプレッドシートの位置付け

今回は様々な無料サービスの中から、使用頻度が高いExcelの様に使えるスプレッドシートを紹介します。

余談ですがGmailもGoogleドライブの無料アプリの1つなので、知らない間に使っていたという方も多いのではないでしょうか。

Excelとの違い

これまでExcelを使っていた方は「Excelと何が違うの?」という点が気になると思います。

細かい違いは複数ありますが、ざっくりと回答するとほぼ同じ様に使えます

Excelとスプレッドシートの実際の画面を比較してみましょう。
[Excel]
Excelの画面イメージ

[スプレッドシート]
スプレッドシートの画面イメージ

どうでしょうか?見た目はほとんど同じですよね。

操作感覚や入力感覚も【Excelはアプリケーション】【スプレッドシートはブラウザ(IEやChrome)経由】という違いはありますが、ほとんど同じです。

Excelとの互換性(ファイル変換や使える関数)

続いてExcelとのファイル互換性や関数について説明します。

【ファイル変換】

まずファイル変換については、Excelファイルをスプレッドシートにアップロードするだけで簡単に変換できます。

何度かExcelで作ったファイルをスプレッドシートに変換しましたが、多少マニアックな関数を使っていても問題なく変換できました。

【使える関数】

続いてスプレッドシートで使える関数ですが、私はこれまで「Excelでは使えるがスプレッドシートでは使えない関数」に当たったことがありません。

例えば以下の計算や関数は問題なく使えるので、ほとんどの方は大丈夫だと思います。

  • 四則演算
  • SUM関数
  • COUNT関数
  • IF関数
  • COUNTIF関数
  • VLOOKUP関数

堅牢なセキュリティ

スプレッドシートのセキュリティが気になる人も多いと思います。

利用時にはGoogleアカウントを使うので、IDやパスワードが漏れている人や「2段階認証」を使っていない人はここでは一旦除外します。(2段階認証を使っていない人はすぐに設定しましょう)

セキュリティのポイントとしては以下の2点になります。

  1. ファイルを保管しているGoogleのサーバ
  2. Googleのサーバと通信しているネットワーク

①は天下のGoogleなので万全のセキュリティ対策をしているので安全です、ココを疑うのであればインターネットに接続している個人PCの方が危険です(笑)

②はGoogleのサーバとPC(ブラウザ)間はSSL(暗号化通信)を利用しているので、誰かに通信を盗み見られてもデータは暗号化されていて中身は分かりません。

オススメの使い方:4選

情報やデータの管理

これはExcelでも言えますが、色んな情報やデータ管理に使えます。

その他オススメの使い方にも関係しますが、こうして管理したい情報が複数の端末や人と共有できます。

ちなみに我が家はヘビーユースしていて、以下の情報をスプレッドシートで管理しています。

  • 【お金】
    • ライフプランシート(死ぬまでのお金の流れ)
    • 加入している保険まとめ(支払額、保証額等)
    • 銀行口座まとめ
    • 給与管理(毎月の給与明細)
    • 学費計算(息子の保育園~大学までの学費)
    • 投資信託一覧(購入している投信を一括管理)
  • 【ブログ】
    • ブログ関連のIDやURL管理
    • ブログ記事管理(URLやタイトル、修正状況)
  • 【その他】
    • 書籍や勉強会で得た知識まとめ
    • 旅行やBBQ等のイベント(スケジュールや予算管理)
    • 引っ越し時のToDo管理(ライフラインや銀行等)
    • 引っ越し時に調査した周辺情報

パソコンとスマホ間で共有

スプレッドシートのファイルはオンライン上に保存されているので、パソコンでもスマホでも閲覧・修正できます

例えばパソコンで加入している保険一覧を作成しておけば、外出時に何かあってもスマホで情報を確認しながら対応できます。

ちなみにスマホからはアプリで利用できるので、ログインや操作も簡単です。

家族や友人と共有

作成したスプレッドシートは家族や友人等にも共有できます。

シート(ファイル)単位で共有できるので、例えば以下の様な使い方ができます。

  • 保険一覧や資産管理シートを夫婦で共有
  • 旅行計画やBBQ等の計画時に同じシートを共有

また不特定多数の人に共有することもできるので、例えば「ブログで我が家のライフプランシートを公開(閲覧のみ)」等の使い方もできます。

家族や友人とリアルタイムに共同編集

家族や友人との共有と関連して、共有したシートはリアルタイムに共同編集できます。

実際に私が利用したシーンだと、Skypeで友人と話しながら旅行やBBQ計画シートを同時編集しました。

同時に編集している実際の画面は↓の通りで各自が編集しているセルの色が変わり、リアルタイムに情報が更新されます。
(例:青色セルが自分、緑色セルが友人)
スプレッドシートの同時編集

以上がスプレッドシートの紹介とオススメの使い方です。

Googleドライブにはスプレッドシートの他にも、Wordの様な「ドキュメント」やプレゼンテーションの「スライド」等も無料で使えるので使い倒しましょう!

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